Assistant Schedule Email Meetings Appointments Gmail

Assistant

Hace meses que tengo que organizar una cantidad ilimitada de reuniones todas las semanas.

En Mango, estamos buscando muchos perfiles para sumar al equipo, y al ser una startup tomé un rol activo en buscar y entrevistar a las personas que queremos sumar a la compañía.

Esto llevó a que tenga múltiples reuniones, entrevistas y calls por día. Al momento, el proceso que seguía para poder arreglar y agendar todos estos compromisos tenía demasiadas idas y vueltas y terminaba consumiendo MUCHO tiempo de mi día a día.

Hasta que conocí Assistant.

Esta herramienta (anteriormente llamada Betty), se integra de manera simple con GMail a través de una extensión para el navegador. El equipo detrás de Assistant está trabajando en una integración con Outlook (si todavía sos de los que usan “eso”), y MailApp de OSX.

El uso es bastante simple: cuando creamos un nuevo mail, tenemos la opción de hacer click en el botón de Assistant integrado en la ventana, y ahí elegimos la duración del evento, dónde será (dirección o call), y un botón para elegir los horarios.

Assistant Schedule Email Meetings Appointments Gmail

Luego, seleccionamos los horarios disponibles de nuestro Calendario (antes tenemos que darle acceso a nuestro Google Calendar) y vamos marcando los slots que queremos dar como opción.

Assistant Schedule Email Meetings Appointments Gmail

Cuando terminamos de elegir los horarios, Assistant inserta las opciones automáticamente en nuestro email, para enviar a la persona con la que queremos juntarnos.

Assistant Schedule Email Meetings Appointments Gmail

Finalmente, cuando la persona hace click en el link en el mail que le enviamos seleccionando el horario que le queda más cómodo, Assistant automáticamente setea la reunión en nuestro Calendar, y adicionalmente le envía una invitación via email a la persona con la que nos vamos a juntar, para que también pueda agendárselo.

Assistant Schedule Email Meetings Appointments Gmail

Eso es todo.

La cantidad de tiempo que nos podemos ahorrar día a día con esta herramienta gratuita, es increíble.

Basta de toneladas de emails para ponernos de acuerdo y agendar!

Les recomiendo muchísimo usar Assistant si tienen que organizar demasiadas reuniones en su día.

Ahora bien, si necesitan una opción mucho más simple para usar en un ámbito no laboral (ej: ir al cine con amigos) recomiendo mucho Doodle, que funciona de manera similar, sin el extra de mandar las invitaciones.

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Comments (2)

  1. Gabriel Garcia Marengo — May 8, 2014 at 7:11 am

    Aca se usa muchisimo Doodle (sobre todo porque es Suizo)

    Reply

    • Pablo — May 9, 2014 at 12:10 am

      AY EL QUE ES SUIZO! :) Yo lo uso bastante para cosas informales, este es muy groso para cosas más laborales.

      Reply

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